Rechnungsstellung Freiberufler

Was Sie bei der Rechnungsstellung
als Freiberufler beachten müssen

Als Freiberufler müssen Sie spätestens sechs Monate nach Leistungserbringung eine Rechnung stellen – nicht nur, um Ihr Honorar zu erhalten, sondern auch, um Ihre Einnahmen gegenüber dem Finanzamt zu belegen. Damit dieses die Rechnung anerkennt, ist es wichtig, dass sie der Form entspricht und eine ganze Reihe vorgegebener Angaben enthält. Dabei gilt jeder Beleg, mit dem eine Lieferung oder Leistung abgerechnet wird, als Rechnung, ohne dass diese Bezeichnung zwangsläufig darüber stehen müsste. Im Prinzip unterscheidet sich die Rechnungsstellung als Freiberufler nicht grundlegend von der Rechnungslegung anderer Selbstständiger.

Welche Pflichtangaben sind bei der Rechnungsstellung für Sie als Freiberufler verbindlich?

Gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Dokumente müssen Rechnungen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Damit die Rechnungslegung vollständig ist, sollten die folgenden Pflichtangaben bei der Rechnungsstellung auch von Ihnen als Freiberufler stets beachtet werden – denn fehlen einzelne dieser Angaben auf der Rechnung, so ist der Empfänger berechtigt, sie nicht zu bezahlen:

  • Adresse und Steuernummer des Freiberuflers
  • Name und vollständige Adresse des Rechnungsempfängers
  • Rechnungsnummer als fortlaufende Nummer
  • Art der erbrachten Leistung
  • Dauer der Leistung in Stunden (sofern zutreffend)
  • Termin der Lieferung oder Leistung
  • Honorar pro Stunde (sofern zutreffend)
  • Honorar netto
  • Honorar brutto
  • Zahlungsziel
  • Datum und Unterschrift

Falls Sie als Freiberufler umsatzsteuerpflichtig sind, ist diese ebenfalls verbindlich anzugeben – neben sonstigen Steuern und Abgaben, wenn diese im Rechnungsbetrag enthalten sind. Die Rechnungsnummer muss deshalb fortlaufend vergeben werden, weil nur dann im Rahmen einer eventuellen Steuerprüfung eine eindeutige Identifizierung der Zahlungsströme möglich ist. Ein Präfix aus Buchstaben in der Rechnungsnummer ist dabei kein Problem – solange es die Nachvollziehbarkeit der Rechnung nicht beeinträchtigt.

Welche Angaben über die Umsatzsteuer müssen auf der Rechnung stehen?

Angaben über die im Bruttobetrag enthaltene Umsatzsteuer sind auf der Rechnung wichtig, weil der Rechnungsempfänger, falls sie fehlen sollten, nur den Nettobetrag bezahlen oder eine Berichtigung der Rechnung verlangen könnte. Als Freiberufler können Sie nur dann darauf verzichten, die Umsatzsteuer explizit auszuweisen, wenn Sie die Kleinunternehmerregelung für sich beanspruchen. Auch dann muss allerdings ein entsprechender Hinweis auf der Rechnung vermerkt sein. Obwohl für Leistungen, die von der Umsatzsteuer befreit sind, keine schriftliche Rechnung ausgestellt werden muss, sollten Sie darauf dennoch nicht verzichten – denn schließlich sind auch bei der Rechnungsstellung für Freiberufler die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung zu beachten. Egal, ob elektronisch oder per Papier zugestellt: Nur in schriftlicher Form ist eine Rechnung rechtsgültig!