Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Wie lautet die Definition
der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung?

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Laut allgemein gebilligter Definition ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A-Rechnung) eine vereinfachte Form der Gewinnermittlung, die auch als einfache Buchführung bezeichnet wird. Dazu müssen lediglich die Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens oder eines Freiberuflers innerhalb eines bestimmten Kalenderjahres aufgelistet werden, egal, ob es sich um Bargeld- oder Konto-Transaktionen handelt. Davon ausgenommen sind Betriebs-, Herstellungs- sowie Anschaffungskosten von Objekten, die für die Ausübung der Geschäftstätigkeit benötigt werden und zu denen auch Grundstücke und Gebäude gehören. Diese können erst nach dem Ausscheiden aus dem Unternehmensvermögen als Betriebsausgaben verbucht werden. Wird die E/A–Rechnung genutzt, sind nicht nur die Betriebseinnahmen und -ausgaben aufzulisten. Ebenfalls geführt werden müssen:
  • ein Wareneingangsbuch
  • ein Anlagenverzeichnis
  • und eventuell ein Lohnkontenregister für Arbeitnehmer, falls es diese gibt.

Warum sollte man auf eine Belegsammlung sämtlicher Einnahmen und Ausgaben achten?

Alle Einnahmen aus Dienstleistungen, Waren- sowie Produktverkäufen, ebenso solche aus Provisionen oder auch aus Zinsen müssen bei Nutzung der E/A-Rechnung von einer lückenlosen Sammlung der entsprechenden Kontoauszüge dokumentiert werden. Das gleiche gilt natürlich für alle Betriebsausgaben, die durch Wareneinkauf, Personalkosten, Kommunalsteuer, Lohnnebenkosten sowie Sozialversicherungsbeiträge anfallen. Auch Ausgaben für Miete, Energiekosten, Gebühren und bezahlte Honorare sowie Werbung und Bankzinsen müssen in die Belegsammlung zu Einnahmen und Ausgaben aufgenommen werden. Das gilt letztendlich ebenso, wenn private Mittel über das Unternehmenskonto laufen. Alternative zu einer „losen“ Belegsammlung ist ein Einnahmen-Ausgaben-Journal, das als vorgefertigtes Formular erhältlich ist. Die meisten Unternehmen nutzen beide Varianten, um doppelt abgesichert zu sein. Da in dem Formular die Einnahmen und Ausgaben in Kategorien aufgegliedert sind, ist es zudem bei der jährlichen Einkommenssteuererklärung von Vorteil.

Wer darf die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung machen?

Zu einer einfachen Buchhaltung im Sinne der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung sind Gewerbetreibende berechtigt, bei denen keine Pflicht zur doppelten Buchführung besteht. Dies gilt für sämtliche Freiberufler, ganz gleich, ob es sich um Architekten oder Ärzte, beratende Betriebswirte, Softwareentwickler beziehungsweise wissenschaftlich oder künstlerisch Tätige handelt. Doch auch, wer als Einzelkaufmann im Handelsregister eingetragen ist, darf sich die Einnahmen-Ausgaben Rechnung zunutze machen. Voraussetzung dafür ist, dass in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren der Umsatz höchstens 500.000 Euro beträgt und der Gewinn bei maximal 50.000 Euro liegt. Kapitalgesellschaften sind demgegenüber immer zur doppelten Buchführung verpflichtet und müssen eine jährliche Bilanz vorlegen.

Muss man auch die Aufzeichnungspflichten von Kleinunternehmern achten?

Obwohl Kleinunternehmer und Freiberufler für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung kein Kassenbuch führen müssen, sind sie dazu verpflichtet, Aufzeichnungen zu machen. Konkret bedeutet dies, dass sie sämtliche Einnahmen und Ausgaben als Einzelaufzeichnungen führen müssen. Eine Belegsammlung ohne chronologische Aufstellung ist dabei dafür allein nicht ausreichend. Und auch die einfache Aufzeichnung einer Gesamtsumme in Form einer sogenannten Tageslosung wird von den Finanzbehörden nicht akzeptiert. Stattdessen lassen sich die Aufzeichnungspflichten von Kleinunternehmern dahingehend zusammenfassen, dass alle Buchungen und Transaktionen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfasst werden müssen.