Buchführungspflicht

Die Definition als Kaufmann
hat Buchführungspflicht zur Folge

Nicht jeder Unternehmer oder Selbstständiger wird als Kaufmann definiert – doch für wen das gilt, der ist automatisch zur Buchführung verpflichtet. Laut ihrer im Handelsgesetzbuch (HGB) festgeschriebenen Definition ist die Buchführungspflicht von der Rechtsform einer Gesellschaft abhängig. Es kann allerdings auch vorkommen, dass ein Selbstständiger oder Kleingewerbetreibender als Kaufmann gilt. Allein dieses Kriterium entscheidet dann letztendlich über die Pflicht zur Buchführung.

Dies sind die Grundlagen der Buchführungspflicht

Durch die Grundlagen der Buchführungspflicht sind alle Kaufleute aufgerufen, die Entstehung und Abwicklung der Geschäftsvorfälle im Unternehmen systematisch zu dokumentieren und gegebenenfalls zu veröffentlichen. Während die Bilanz einen Überblick über die Gesamtlage eines Unternehmens bietet, erlaubt die Buchführung einen detaillierteren Einblick in alle Tätigkeiten und Vorgänge innerhalb einer Firma. Beginn und Ende der Buchführungspflicht sind ebenfalls von der konkreten Definition als Kaufmann sowie der Rechtsform abhängig – generell beginnt sie allerdings spätestens mit der Aufnahme des Handelsgewerbes. Bei offenen Handelsgesellschaften (OHG) kann dies bereits vor dem Handelsregistereintrag bei Geschäftsbeginn der Fall sein. Für sogenannte Kann- beziehungsweise Formkaufleute beginnt die Pflicht zur Buchhaltung mit dem Eintrag ins Handelsregister und endet mit der Löschung aus demselben.

Wer ist nicht zur Buchführung verpflichtet?

Gerade für Freiberufler und Ein-Personen-Gesellschaften ergibt sich eine interessante Frage: Wer ist gegebenenfalls nicht zur Buchführung verpflichtet? Nun – Rechtsanwälte, Journalisten, Steuerberater oder Ärzte sind gemäß der Definition des Handelsgesetzbuches gewöhnlich keine Kaufleute und daher von einer Pflicht zur Buchführung befreit. Kleingewerbetreibende werden zumeist ebenfalls den sogenannten Nichtkaufleuten zugerechnet und sind daher aus gleichem Grunde nicht zur Buchführung verpflichtet. Als dritte Gruppe sind auch solche Unternehmen von der Pflicht zur Buchführung befreit, deren Jahresumsatz unter 500.000 Euro liegt oder die weniger als 50.000 Euro Jahresgewinn erwirtschaften. Alle genannten Gruppen müssen allerdings eine Einnahme-Überschussrechnung für das Finanzamt erstellen.

So ist der Aufbau der Buchführung gegliedert

Der Aufbau der Buchführung setzt sich aus verschiedenen Komponenten zusammen, hauptsächlich zu nennen sind …

  • Inventur
  • Inventar
  • sowie Bilanz.

Deren Zusammenhang ist relativ eindeutig nachvollziehbar, denn bei der Inventur handelt es sich um die Ermittlung des Inventars im Unternehmen, welches sich anschließend in der Bilanz niederschlägt. In dieser wiederum wird das Vermögen eines Unternehmens als Aktiva aufgeführt, währen die Passiva die Vermögensquellen in Form von Eigen- und Fremdkapital wiedergeben.

Soll und Haben: Das verbirgt sich hinter der doppelten Buchführung

Alle Geschäftsvorfälle, die die Bilanz verändern, werden sowohl auf Aktiv- als auch Passivkonten erfasst, daher ist auch von doppelter Buchführung die Rede. Dabei wird immer "Soll an Haben" gebucht. Bei den Konten ist konkreter zwischen Bestandskonten, Erfolgskonten sowie Sach- und Personenkonten zu unterscheiden, während die Bücher der Buchführung in das in Grundbuch als Journal, das Hauptbuch zur Verzeichnung aller Sachkonten sowie in Nebenbücher aufgegliedert sind, die der Erläuterung bestimmter Sachkonten dienen.