Abschlagsrechnung

Per Definition immer in Mehrzahl:
die Abschlagsrechnung

Für viele Unternehmen ist es von Vorteil, große Aufträge nicht in einer Summe in Rechnung zu stellen, sondern in mehreren Abschlagsrechnungen. Denn dadurch kommt der Erbringer einer Leistung schneller an das Geld, mit dem er arbeiten kann. Nach dieser Definition ist die Abschlagsrechnung also eine Teilrechnung, die auch als A-Conto-Rechnung bezeichnet wird und unter dem beidseitigen Vorbehalt einer endgültigen Abrechnung steht. Über die Anzahl und mögliche Höhe der Teilrechnungen gibt es keine gesetzlichen Vorschriften, sodass sich Unternehmen und Auftraggeber respektive Kunde alleinverantwortlich darüber abstimmen können.

Welche Elemente der Abschlagsrechnung verbindlich sind

Folgende Elemente sind für eine Abschlagsrechnung verbindlich, die damit grundsätzlich wie eine herkömmliche Rechnung aufgebaut sein muss:

  • Name und Anschrift des Leistungserbringers
  • Name und Anschrift des Kunden
  • Rechnungsnummer
  • Rechnungsdatum
  • Bezeichnung der Leistung und deren Umfang
  • Steuernummer des Leistungserbringers
  • Bankverbindung des Leistungserbringers

Weitere Pflichtangaben sind der Wert der Leistung als Bruttobetrag, der Steuersatz, der Steuerbetrag sowie der Bruttobetrag und das Zahlungsziel. Zudem muss die Rechnung als Abschlagsrechnung gekennzeichnet sein und angegeben werden, um die wievielte Teilrechnung es sich handelt. Schließlich muss auch der zukünftige Lieferzeitpunkt genannt werden, falls die Leistung noch nicht erbracht wurde.

Für die Höhe der Abschlagsrechnung gibt es keine Vorschriften

Da im Allgemeinen Vertragsfreiheit vorliegt, können Kunden und Unternehmer sich im Normalfall im Voraus über die Höhe jeder einzelnen Abschlagsrechnung abstimmen. Im Zweifelsfalle kommt es hier also auf das Verhandlungsgeschick als Unternehmer an. Ebenfalls intern in Absprache zwischen Kunde und Unternehmen können der Zeitpunkt einer ersten Abschlagszahlung und deren weitere zeitliche Staffelung festgelegt werden. Vor allem bei Freelancern und Freiberuflern ist dabei eine erste Teilzahlung oder ein Vorschuss nach Auftragsvergabe durchaus üblich.

So geht die Erstellung der Abschlagsrechnung leicht von der Hand

Die ordnungsgemäße Erstellung der Abschlagsrechnung geht mit einem Rechnungsprogramm leicht von der Hand. Es führt dem Nutzer die bereits berechneten Abschläge vor Augen, da vorangegangene Abschlagsrechnungen im System hinterlegt sind. Dies ist für die Zahlungsüberwachung und das Mahnwesen sehr hilfreich und kann von der Buchhaltung zudem für unterschiedlichste Auswertungen herangezogen werden.